Textsorte: offizieller Brief

Allgemeine Bemerkungen

Die meisten Behörden schreiben heute kundenfreundlicher und verständlicher als früher. Wer verständlicher schreibt, braucht nicht viele Fragen zu beantworten und bekommt schneller die gewünschte Antwort.

Gliederung des Textes

Offizielle Briefe müssen eine klare Gliederung und eine nachvollziehbare Gedankenführung aufweisen. Der offizielle Brief sollte höflich, aber nicht unterwürfig wirken.

Die Gliederung des offiziellen Briefes ist stark standardisiert:

· Briefkopf (Name und Adresse des Absenders – meistens links oben)

· Ort und Datum (rechts)

· Anschrift (Name und Adresse des Empfängers)

· Betreff

· Anrede

· Text

· Gruβformel

· Unterschrift

· Anlagen

Anschrift, Betreff, Aktenzeichen

Anschrift

Die Anschrift sollte möglichst genaue Angaben enthalten. Je genauer, desto schneller kann der Brief an die richtige Stelle weitergeleitet werden:

Landeshauptstadt Dresden
Geschäftsbereich Kultur
Amt für Kultur und Denkmalschutz
PF 120020
01001 Dresden

Betreff

Das Wort Betreff wird heute nicht mehr geschrieben, die Zeile wird auch nicht mehr unterstrichen. Die Betreffzeile enthält einen eindeutigen Hinweis auf den Inhalt unseres Briefes. Beispiele:

Bewerbung um das DAAD-Stipendium

Anmeldung zur Konferenz

Bitte um Auskunft

Aktenzeichen

Falls es sich um Korrespondenz mit Behörden handelt, wird oft das Aktenzeichen benutzt. In der Antwort sollte das Aktenzeichen unbedingt angegeben werden, so kommt der Brief am schnellsten in die richtigen Hände. Das Aktenzeichen kann in der Betreffzeile erwähnt werden.

Geschäftszeichen AS 25-03-11 FA

Ihr Schreiben vom 15.10.2011

Anrede, Gruß, Unterschrift, Anlage

Anrede

Wenn sich der Brief nicht an eine bestimmte Person richtet, schreibt man:

Sehr geehrte Damen und Herren,

Falls der Name bekannt ist, wird die persönliche Anrede vorgezogen:

Sehr geehrte Frau Wagner,

Sehr geehrter Herr Meier,

Sehr geehrte Frau Dr. Rittermann,

Sehr geehrter Herr Dr. Huber,

Die Anrede trennt man vom weiteren Text mit einem Komma, das erste Wort der folgenden Zeile schreibt man klein.

Gruβ

Als übliche Gruβformeln werden verwendet:

Mit freundlichem Gruβ

Mit freundlichen Grüβen

Freundliche Grüβe

In sehr förmlichen Briefen kann in Ausnahmefällen die Gruβformel Hochachtungsvoll benutzt werden.

Unterschrift

Unter der eigenhändigen Unterschrift steht oft der maschinengeschriebener Name. Unterschreibt anstelle des Verantwortlichen ein anderer, so wird dem Namen i.A. (im Auftrag) vorgesetzt.

Anlage

Der Anlagevermerk steht mit etwas Abstand unter dem Gruβ. Man kann die einzelnen Posten einzeln anführen:

Anlagen:

Lebenslauf

Bewerbung

2 Zeugniskopien

3 Empfehlungsschreiben

Sprache und Stil

Für den weitgehend standardisierten Stil offizieller Briefe sind bestimmte Formeln und Wendungen typisch. Heute bevorzugt man eine natürliche Ausdruckweise, d.h. sachliche Sprache ohne Floskeln, nicht im veralteten „Kanzleideutsch“, und einen verbindlichen Ton.